Наведение порядка нужно не только для быстрого нахождения документа, но и для его сохранности. Так как утеря, повреждение важных документов приведет к тому, что придется потратить немало времени на их восстановление.
Как навести порядок в документах
Необходимо собрать все имеющиеся документы. Рассортировать их по видам. Приобрести папки с файлами. Второй вариант — приобрести папки-регистраторы и тонкие пластиковые конверты, которые нужно будет проколоть и вложить в папку-регистратор. Каждая папка будет предназначена для определенной категории документов. Для удобства можно их подписать.
Предлагается создать следующие группы документов:
— Личные документы:
Желательно под личные документы завести папку каждому члену семьи, где будут храниться паспорт, ИНН, свидетельство о рождении, диплом об образовании. Завести папку для общих документов-свидетельство о браке, свидетельство о разводе.
— Документы на недвижимость:
Завести одну папку с файлами. Здесь будут храниться все документы на квартиру, гараж, дачу-свидетельство о праве собственности, техпаспорт. По одному файлу на каждый объект недвижимости.
— Медицинские документы:
Выделить каждому члену семьи отдельную папку. В этой папке хранить медицинские карты, выписки из истории болезни, результаты анализов, рекомендации врачей. Лучше медицинские документы копировать, так как не вся документация может сохраниться в больнице, особенно при длительном хранении. Да и тексты медицинских документов могут со временем терять четкость изображения.
— Банковские документы:
В этой папке хранятся депозитные договора, кредитные договора, договора на обслуживание карточных счетов, банковские карточки. Можно сгруппировать документы для каждого банка отдельно в разных файлах.
— Документы на транспорт:
Завести папку и файлы, на каждый автомобиль отдельно. В папке будут храниться документы, подтверждающие право владения, свидетельство о регистрации, паспорт, полис обязательного страхования.
— Коммунальные платежи:
Заводится папка с файлами. В каждом отдельном файле хранятся договора с водоканалом, теплосетью, городской телефонной связью, жилищно-эксплуатационной конторой. В отдельном файле хранятся акты опломбирования счетчиков, установки оборудования. Еще один файл выделяется для хранения квитанций по оплате или единой расчетной книжки. Квитанции хранят обычно в течение 3-х лет, по истечении срока их можно выбросить. Но решать выбросить, или нет, каждый решает сам.
— Техника:
В этой папке хранятся инструкции, квитанции, гарантийные талоны на приобретенную технику. Гарантийные документы необходимо проверять и удалять из папки по мере окончания срока гарантии.
Нужный совет при хранении документов:
— Ценные документы лучше хранить в сейфе. Если замок в сейфе сломался и необходимо его вскрыть, то загляните на сайт http://express-t.ua/uslugi/avarijnoe-vskrytie-zamkov/vskrytie-sejfov.
— Со всех документов нужно сделать ксерокопии, которые лучше хранить вместе с оригиналами. По мере использования, пополнять новыми экземплярами. Можно отсканировать документы, сбросить на жесткий диск или флэшку для того, чтобы не брать с собой много бумаг. Можно сохранить документы на электронной почте, подключиться в любом месте, где есть интернет и распечатать.
— Периодически просматривайте документы, избавляйтесь от тех, по которым истек срок давности и тогда у вас никогда не будет беспорядка в документах.
Автор: Анатолий Соколовский
Комментарии